解讀中小企業(yè)應用ERP如何簽信息化合同

在選型過(guò)程當中，信息化合同的簽署至關(guān)重要。中小企業(yè)ERP合同的簽署有很多資料可供查詢(xún)，但筆者認為，中小企業(yè)的合同簽署有別于大企業(yè)。

我們知道關(guān)于ERP實(shí)施現在有很多種方法，很多的選型方法只是大型的企業(yè)比較適用，對于中小企業(yè)來(lái)講大企業(yè)的選型方法和中小企業(yè)運用ERP又存在的一定聯(lián)系與差別。中小企業(yè)應用ERP需要見(jiàn)效快， 應用快等特點(diǎn)，因此，中小企業(yè)在上應用ERP之前，選型是關(guān)健，而在選型過(guò)程當中，信息化合同的簽署又顯得至關(guān)重要。中小企業(yè)ERP合同的簽署有很多資料可供查詢(xún)，但筆者認為，中小企業(yè)的合同簽署有別于大企業(yè)。

從中小企業(yè)信息化的現狀及特點(diǎn)來(lái)看，中小企業(yè)信息化發(fā)展到現在，行業(yè)細分需求特點(diǎn)日益明顯。中小企業(yè)用戶(hù)已經(jīng)不僅僅滿(mǎn)足于財務(wù)管理、OA等單項應用，要求逐步深入。中小企業(yè)信息化不僅僅是ERP，還包括產(chǎn)品輔助設計、生產(chǎn)制造管理和控制等多方面內容，具有很鮮明的行業(yè)特點(diǎn)。同時(shí)，中小企業(yè)，信息化的初步戰役見(jiàn)了成效，但實(shí)施效果和進(jìn)度參差不齊總的信息方向是朝著(zhù)全面信息化的發(fā)展的。這些特點(diǎn)讓中小企業(yè)在未來(lái)信息化的道路還需要很長(cháng)一段時(shí)間。在中小企業(yè)信息化過(guò)程當中，信息化合同簽署是中小企業(yè)向信息化邁出的重要一步，也意味著(zhù)信息化的開(kāi)始重要一步。
案例分析：

國內某中小型藥業(yè)企業(yè)集團準備上線(xiàn)一套信息系統，負責集團信息化的CIO，在幫助該企業(yè)選擇好IT服務(wù)商A公司以后，從產(chǎn)品功能的角度來(lái)講，A公司的大部分符合企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，因此該CIO決定選用A公司的產(chǎn)品。據該CIO透露當時(shí)A公司的產(chǎn)品價(jià)格是一千萬(wàn)左右，從產(chǎn)品的價(jià)格來(lái)講對于全國型集團企業(yè)應用這套系統及同行業(yè)的價(jià)格來(lái)講，產(chǎn)品的價(jià)格比較適中，因此，CIO綜合考慮以后選則了A公司的產(chǎn)品，但該CIO犯了一個(gè)很大的錯誤，在和A公司簽署ERP項目合同時(shí)，只簽署了軟件產(chǎn)品的購買(mǎi)合同也就是只購買(mǎi)了一個(gè)軟件，沒(méi)有得到其它相關(guān)的服務(wù)。我們知道軟件只是有一個(gè)重要的一個(gè)工具，而且企業(yè)的業(yè)務(wù)企業(yè)的自身的人員或者管理者最了解 對于IT服務(wù)商來(lái)講他們對于企業(yè)業(yè)務(wù)的甚少，更多的是一種框架，為企業(yè)提供一種軟件的框架，用以來(lái)幫助企業(yè)在這個(gè)框架上實(shí)現用信息系統對于業(yè)務(wù)的支持。

滿(mǎn)足企業(yè)業(yè)務(wù)的功能，但當時(shí)只簽署了產(chǎn)品的合同，其它的服務(wù)合同并沒(méi)有簽署，A公司無(wú)法提供更多有限的無(wú)償服務(wù)。怎么辦？

該CIO很是苦惱不選用A公司的產(chǎn)品，前期已經(jīng)投入很多，會(huì )造成企業(yè)很大的損失;繼續選用A公司的產(chǎn)品得不到有效的服務(wù)怎么辦？對于A(yíng)公司來(lái)講并不是沒(méi)有這個(gè)實(shí)力提供不了服務(wù)，那么，為什么得不到有效的服務(wù)？ 原因就在于該CIO簽署ERP合同時(shí)沒(méi)有仔細考慮，ERP的合同需要簽署多份合同產(chǎn)品合同、服務(wù)合同等等。這一結果導致了該CIO最終采用了重新又簽署了一份軟件服務(wù)合同，付出了相比軟件產(chǎn)品更高的價(jià)格，雖然最終幫助企業(yè)解決了問(wèn)題，但企業(yè)也因此付出了比產(chǎn)品更加高昂的費用。

綜合案例分析， 筆者認為，作為信息化的負責人CIO ，在簽署ERP合同前應該仔細做好前期準備工作，尤期是中小企業(yè)的CIO，更應該應注意。筆者認為， 中小企業(yè)CIO簽署ERP合同，應注意十點(diǎn)：
1、仔細看清楚ERP合同的種類(lèi)

現階段，信息化本身就是一種無(wú)型的產(chǎn)品，尤其是軟件的產(chǎn)品，對于企業(yè)來(lái)講，如果能解決企業(yè)的業(yè)務(wù)問(wèn)題，那么它值百萬(wàn)，甚至千萬(wàn)。但如果解決不了業(yè)務(wù)上的問(wèn)題，那就是一張沒(méi)有任何價(jià)值的光盤(pán)代碼。而現階段的ERP合同種類(lèi)比較多，它按照不同的功能、不同的模塊進(jìn)行劃分，因此，要求CIO在簽署ERP合同前要充分了解企業(yè)的業(yè)務(wù)狀況，對于合同要有一個(gè)整體的規劃，這些規劃包括如何制定長(cháng)期的的規劃和短期的規劃。對于CIO來(lái)講了解合同的規劃非常重要，一個(gè)CIO如果不了解信息化合同的詳細情況，不懂得ERP合同的簽署原則，那么必然如本文案例中分析的一樣，鐵定吃了信息化合同的虧。

了解信息化合同的種類(lèi)需要CIO前期進(jìn)行大量的調研及市場(chǎng)分析，對于第一次參與合同的簽署CIO來(lái)講，更加應該慎重并且考慮周全，需要CIO對于企業(yè)現狀及未來(lái)要有一個(gè)長(cháng)遠的規劃、對于有經(jīng)驗的CIO來(lái)講同樣也不能大意，只有在做到萬(wàn)無(wú)一失的情況，才會(huì )為企業(yè)真正的去創(chuàng )造價(jià)值。
2、簽署合同前再次對產(chǎn)品進(jìn)行演示

無(wú)論是做ERP還是做其它的項目如BI、CRM等一糸列的信息化工作，CIO都需要對于IT服務(wù)商的產(chǎn)品進(jìn)行詳細的演示和了解。雖然，IT服務(wù)商在在選型初期，會(huì )對自身的產(chǎn)品進(jìn)行演示，但作為CIO有必要進(jìn)行對于產(chǎn)品的二次演示及操作，以便發(fā)現在軟件產(chǎn)品當中存在的問(wèn)題及不足，這樣一方面有利于在ERP合同簽署前，取消產(chǎn)品的一些不必要的附加功能，增加企業(yè)的必需的部分，從而形成產(chǎn)品完全適應企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。 另一方面， 二次演示也有有利于CIO更加了解ERP的產(chǎn)品，以便于以后更好的實(shí)施。
3、參觀(guān)同行或者相關(guān)行業(yè)合同簽署案例

行業(yè)內典型用戶(hù)案例是CIO學(xué)習的最好榜樣，這一點(diǎn)非常適用于初期CIO或者是準備新上線(xiàn)項目的企業(yè)CIO。當一個(gè)新的項目上線(xiàn)前CIO因無(wú)法準確把握項目的進(jìn)展程度或者對于此項目熟悉程度不是“胸有成竹”，那么，這就要求我們CIO可去參考同行業(yè)企業(yè)他們的新信息化項目合同是如何簽署的包括ERP等。同樣作為CIO行業(yè)有經(jīng)驗的CIO會(huì )告訴你如何去簽署。我們知道ERP對于企業(yè)來(lái)講無(wú)論是大型企業(yè)，還是中小企業(yè)，都將改變企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，一旦做不好會(huì )讓企業(yè)損失很大，甚至會(huì )影響到企業(yè)的生存。因此，在簽署ERP合同前， CIO不妨多去參考其它企業(yè)的簽署情況，保證信息化在合同的簽署上“平安無(wú)事”。
4、節約成本 電子合同顯“神威”

電子合同的實(shí)施，是為了進(jìn)一步完善了原有的合同管理模式，有利于層層控制信息化合同的標準規范。合同一旦簽訂，數據將進(jìn)行集中存放，實(shí)行網(wǎng)絡(luò )管理和過(guò)程控制，避免了合同的隨意變更和計劃的層層加碼。同時(shí)，在電子合同的管理模式下，下級的計劃量只能從上級下達的計劃量中分解，任何人為的干擾都將被系統拒絕，嚴肅了計劃的執行。 但目前，國內的電子合同還欠缺很多的標準、普及率也不是很高，因此，電子合同目前并不完全適合中小企業(yè)的發(fā)展。
5、在合同中確定ERP項目的開(kāi)始時(shí)間與結束時(shí)間

每一個(gè)ERP項目的開(kāi)始都需要做好項目的開(kāi)始和結束時(shí)間。在過(guò)去我們了解每一個(gè)ERP上線(xiàn)有的需要一年，有的需要兩年到甚至還有需要三年上的才能上線(xiàn)。對于企業(yè)來(lái)講三年上一個(gè)ERP項目已經(jīng)非常困難，企業(yè)的業(yè)務(wù)將受到很大的影響。如何快速的上線(xiàn)ERP，但又不影響企業(yè)的業(yè)務(wù)的已經(jīng)成為中小企業(yè)CIO所關(guān)注的ERP的熱點(diǎn)之一，尤其是對于中小企業(yè)來(lái)講，更需要具備快速完善的特點(diǎn)，而ERP本身的功能模塊特別多，如果沒(méi)有一個(gè)統一的時(shí)間制定，那么項目就會(huì )越托越久，從而導致整個(gè)ERP項目最終的失敗。
6、制定合理付款條件

據了解，現階段存在很多的ERP“尾款”難以追回的現象，究其原因，這些都在ERP的項目合同中的付款信息化沒(méi)有規劃清楚，企業(yè)CIO如何制定合理的付款條件需要和IT服務(wù)商達成一致，只有在前期把必要的準備工作做好才能在最后的的付款階段做到盡善盡美，讓企業(yè)滿(mǎn)意、讓IT服務(wù)商互相都滿(mǎn)意。
7、二次開(kāi)發(fā)及服務(wù)很關(guān)健

任何產(chǎn)品都不可能是“十全十美”的，對于企業(yè)來(lái)講在完善的產(chǎn)品功能面前， 企業(yè)需要滿(mǎn)足“個(gè)性化”需求，針對行業(yè)及企業(yè)自身的特點(diǎn)，企業(yè)需要定制進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，在二次開(kāi)發(fā)過(guò)程中，必然要涉及到企業(yè)的服務(wù)。因此，當CIO在和IT服務(wù)商簽署信息化合同前，要把二次開(kāi)發(fā)的費用、成本適當列出，加入到整個(gè)信息化的項目當中，讓IT服務(wù)商從總體的價(jià)格降低，節省企業(yè)二次開(kāi)發(fā)的費用。 同時(shí)，信息化的培訓費用也是非常高，因此，在培訓等方面也應該總體劃入總的價(jià)格當中。
8、確定項目的實(shí)施方式

信息化項目的實(shí)施是企業(yè)提高管理水平的重要途徑，信息化管理系統為企業(yè)提供人力資源、財務(wù)、銷(xiāo)售、制造、分銷(xiāo)和供應鏈管理等諸多方面的重要信息以及這些方面的智能化的決策支持服務(wù)。而同時(shí)，信息化項目不同于一般的技術(shù)改造項目，更多的是在管理上有創(chuàng )新的思路和方法，并通過(guò)信息技術(shù)來(lái)付諸實(shí)現。會(huì )涉及到企業(yè)內部的決策層、管理層、執行層各個(gè)層面的人員。因此， 確定ERP項目的實(shí)施方式，在ERP合同簽署必須要考慮到。筆者認為，ERP項目的實(shí)施方式應從四個(gè)階段來(lái)劃分，即需求分析階段、系統設計階段、系統實(shí)施階段和運行維護階段。
9、讓軟件產(chǎn)生折扣中的折扣

IT服務(wù)商在產(chǎn)品報價(jià)中通常會(huì )報很高的價(jià)格，當服務(wù)商給出CIO在優(yōu)惠的價(jià)格的同時(shí)，再原有的基礎上加上企業(yè)所有的的二次開(kāi)發(fā)、服務(wù)費、以及培訓的費用基礎上，CIO有條件要求IT服務(wù)商在產(chǎn)生在軟件產(chǎn)品方面在產(chǎn)生一定的折扣，用以保證使企業(yè)購買(mǎi)IT服務(wù)商的產(chǎn)品是以最低的價(jià)格帶來(lái)最多的實(shí)效。 折扣中的折扣是CIO和IT服務(wù)商談判的的一個(gè)重要法碼，因此， 需要CIO在簽署合同前必須把這點(diǎn)向IT服務(wù)商提出。
10、ERP上線(xiàn)質(zhì)量驗收標準、損害賠償原則

中小企業(yè)CIO在簽署ERP合同前， 必須要把項目上線(xiàn)的標準以及未來(lái)出現責任事故賠償原則寫(xiě)清楚。我們知道，信息化是”沒(méi)完沒(méi)了”的工作， 對于信息系統上線(xiàn)， 信息化只是剛剛開(kāi)始，如何獲得真正的成功，還需要日后時(shí)間的考驗。因此，CIO需要和IT服務(wù)商確立，并不是系統上線(xiàn)以后，IT服務(wù)商交付了就代表著(zhù)成功， 還要進(jìn)一步的劃分，什么時(shí)候上線(xiàn)？ 什么樣的質(zhì)量標準才是真正的衡量系統成功。另一方面， 由于不可抗拒的原因，項目難免有失敗的時(shí)候，這時(shí)就需要提前在合同前做好損害賠償原則，無(wú)論是甲方出錯， 還是乙方出錯，如果有合理的合同在，就不會(huì )在出現業(yè)務(wù)與技術(shù)“兩張皮”的現象。
總之，軟件選擇對于企業(yè)而言，是一件非常重要而復雜的工作，CIO必須高度重視、謹慎選擇，必要的時(shí)候，要在專(zhuān)業(yè)的IT咨詢(xún)服務(wù)機構的指導下進(jìn)行。

（時(shí)間：2011年7月24日；文章來(lái)源：中國電子政務(wù)網(wǎng)）