銷(xiāo)售代表如何發(fā)內部郵件

如果一個(gè)項目稍大一點(diǎn)，就會(huì )需要協(xié)同公司其他人員共同作戰，這時(shí)，沖在最前面的業(yè)代就要根據銷(xiāo)售進(jìn)展在公司內部做匯報、協(xié)調、安排。發(fā)郵件在這里成為最常用的工具，郵件發(fā)得好不好，會(huì )直接影響業(yè)代獲得的支持和配合。

郵件的基本要求是簡(jiǎn)潔、清楚。工作郵件和情書(shū)正相反，情書(shū)越長(cháng)越好，工作郵件越短越棒，最好不超過(guò)一百字。官話(huà)廢話(huà)套話(huà)一字不說(shuō)，業(yè)務(wù)情況也是長(cháng)話(huà)短說(shuō)。第一段問(wèn)候、開(kāi)頭、主題、目的，空一行開(kāi)始說(shuō)事，一件事一段，四件事就四段，每段前面標上1、2、3、4，一目了然，簡(jiǎn)單明了。那種寫(xiě)郵件不分段的毛病一定要改，那會(huì )直接增加閱讀難度，別人會(huì )一邊看一邊罵，業(yè)代的人緣就這樣毀了。

內部工作郵件有以下幾種。

一是進(jìn)程匯報郵件。首先致謝：“感謝各位領(lǐng)導和專(zhuān)家的關(guān)注和支持，經(jīng)各位指導和共同努力，某某電信的項目有了新的進(jìn)展，特向各位匯報。”然后將進(jìn)展情況、公司內的參與人、下步計劃逐一簡(jiǎn)潔說(shuō)明，最后請大家提供更多指導和支持。這種郵件的主要作用是總結匯報，有些“告知”的意思。銷(xiāo)售中的很多事情即使業(yè)代不說(shuō)，大家也會(huì )道聽(tīng)途說(shuō)；現在正式發(fā)個(gè)郵件，不僅增加其他人員的參與感，讓對方感覺(jué)被重視，還有利于協(xié)調資源和后續跟進(jìn)。這種郵件最好不要把話(huà)說(shuō)得太滿(mǎn)，給自己留些余地；畢竟是發(fā)給項目組所有人，不要弄得打了包票的話(huà)最終實(shí)現不了，自己的臉也不好放。所以原則上只說(shuō)客觀(guān)發(fā)生的事實(shí)，盡量不摻雜自己的判斷或想法，如果有必要預測進(jìn)度，可以說(shuō)“進(jìn)展正常，估計應該一月份有結果。”而不說(shuō)“應該一月份能搞定。”這種進(jìn)程匯報郵件可以發(fā)給項目組所有人。

二是行動(dòng)計劃郵件。這是關(guān)于我們下一步要采取什么動(dòng)作的內部郵件，要說(shuō)明這次行動(dòng)的目標和對象、計劃和分工，還要強調注意事項，有些行動(dòng)，可以做不成但不要做砸，可以沒(méi)成果但不要出差錯，所以一定要小心注意。在行動(dòng)計劃中可能會(huì )請出我們公司的某位高管去見(jiàn)客戶(hù)的某位高層，那么在郵件中說(shuō)到這位自己的高管時(shí)，稱(chēng)謂可以有意抬高些，讓他知道“我業(yè)代是這樣向客戶(hù)介紹你的”，這樣業(yè)代就給自己的高管留下了“會(huì )辦事”的印象。這種郵件發(fā)送的范圍要小些，給直接參與行動(dòng)的同事、加上他們的上級就行了。

三是關(guān)鍵策略郵件。這是關(guān)于客戶(hù)關(guān)鍵人的最新動(dòng)向、關(guān)于競爭對手的最新動(dòng)向、關(guān)于應對競爭者的最新策略等重要信息的郵件。因為事關(guān)重大，所以只發(fā)給自己的上司，讓他及時(shí)知道做決定；甚至就不發(fā)郵件，當面向上司匯報，因為郵件有可能被人監控，雖然這種事情發(fā)生的概率很小，能防還是要防。

為什么上面三種郵件我們都要強調發(fā)送范圍？因為稍大的項目公司都要成立項目組，高層領(lǐng)導掛帥，事業(yè)部和大區領(lǐng)導重視關(guān)注，各部門(mén)人員協(xié)同配合，如此一個(gè)團隊作戰，這么多人參與，而競爭環(huán)境又復雜，競爭對手會(huì )無(wú)孔不入，所以保密意識十分重要。事實(shí)上，無(wú)間道在銷(xiāo)售行業(yè)里司空見(jiàn)慣，雖然不至于把每個(gè)人都看成壞人，但保持一顆謹慎的心只有好處沒(méi)有壞處。